iCARE公式ブログ

世界一のカンパニーケアを目ざす株式会社iCAREの公式ブログです。

TODOリストをやめて、人生が変わった話

おはようございます。体力管理をはじめてみました、たけCです。

1月のマキシマム初詣を巡っていてふと気付いてしまったんです。
「何に?」

・・・体力と集中力の衰えに、気付いてしまったんです。

 

icare.hatenablog.com

 

 

今年こそは仕事の面で大きな成果をあげたいと神様に誓って回ったものの、
やはり最後は自分自身の力でどうにかしなければいけません。

そこで体力管理をはじめてみよう!と、
こちらのスマートウォッチを1ヶ月ほど前からつけ始めてみました。

www.gizmodo.jp

 

まずは意識を高めるところから、ということではじめてのウェアラブルデバイスとしては手に取りやすい価格です。またそのうちブログでレビューしますね。

 

ここから本題: TODOリストをやめた話

冒頭のマキシマム初詣中に↓の本を読んでいて興味深い記述を見つけました。 

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

 

 

ビル・ゲイツやドナルド・トランプ、ウォーレン・バフェットが、TODOリストを長々と書いて、A1、A2、B1、B2、C1・・・などと優先順位をつけていると本気で思っているだろうか?
スティーブ・ジョブズが常にTODOリストを用意し、一日何回も「次は何だっけ?」と考えたりしただろうか?

 

要は成功者たちはTODOリストなんて使っていない、と主張している。ではどうやって日々の忙しさを管理しているのかというと、

私は難しいことは考えず、あらゆることをスケジュールに入れる。ただそれだけのことだ。毎日やることはすべてスケジュールに入れる。ソーシャルメディアに30分。メール45分。社外スタッフとの情報交換。じっくり考えて計画を練るための静かな時間。要するに、スケジュールに入れないことには何も片付かない」

 

カレンダーを使え、と書かれているのだ。

この章を読んだときに「あぁそういえば、僕もTODOリストを使わなくなってから人生が好転したよなぁ」と気付いたので、今日はそんなお話をご紹介しようと思います。

※このブログを読む上での注意点

今日、私から紹介することはあくまでたけCという人物にたまたま当てはまった事例というだけであり、世間一般にこの事例が当てはまるかどうかはわかりません。

というか多くの方の場合はTODOリストを活用したほうがメリットが大きいと思います。

しかし、もしもTODOリストをうまく活用しているはずなのに仕事が上手くいかない方にとっては、ひとつの参考にしてみてもいいかもしれません。

また、そもそもTODOリストの目的とか方法がよく分からないという方にはこちらの記事がおすすめです。

note.mu

note.mu

 

 

概要だけサクッと知りたい方には

僕のブログはいつもいつも長くなりがちなので、サクッと要点を知りたい方向けにこちらにまとめておきますね。

  1. TODOリスト管理を徹底していた頃は、残業が続いたにも関わらず事業成長には貢献していなかった。
  2. TODOリストをやめた頃から、残業せずともスキルは成長し、事業に貢献できるようになった。
  3. 第二領域の仕事(重要だが緊急ではない)をするためにTODOリストは不要だった。
  4. 現在は『4DX』をフレームワークに仕事を進めている。

それでは詳細を続けましょう!

第一章: TODOリストを使うと、残業が増えてしまった

8年ほど前のこと、当時はネットショップの店長やWEB担当といった仕事をしていた私はTODOリストを使い始めることを決意しました。

当時はTODOリストを管理する(書いたり消したり変更したり)作業がどうも嫌いでした。

なぜなら、やらなければならないことはすべて頭で覚えていたし、仕事を直接的に進めること以外の作業に時間を取られたくなかったから。

さらに当時の上司からは「TODOリストを作れ」と口酸っぱく言われ続けており、管理されることが本当に苦手な私は反抗心もあってTODOリストを使っていなかったのです。

・・・しかし、徐々にやるべき業務範囲が広くなり、量も増えてくるとミスが増えてきます。しかもミスのほとんどが納期を間違えていたり、作業を忘れていたりと、TODOリストを使っていれば防げたミスばかりでした。

「さすがにまずい」

そう感じた僕はTODOリストに関する本を買い込み、ついでに仕事の効率化もあげるためにPDCAも勉強し直してTODOリスト生活をスタートしたのです。

船出は順調。しかし時間が経つと・・・

GTD(Get Thing Done)というタスク管理の手法を取り入れたTODOリストを作り、毎日の仕事でPDCAを回す習慣をつけるようになった私は、あっという間に社内一の働き者に変身しました。

ポロポロと犯していたヌケモレによるミスはほぼなくなり、
的確にすばやくタスクをこなしていけるのでさらに業務範囲は広くなり、
いくつかのプロジェクトにも主力として抜擢されていきます。


そう途中まではうまく行っていました。しかし、TODOリスト管理をはじめて半年が経つ頃にはいくつかの悪影響が見え始めました。

もっとも大きな悪影響は残業の増加です。

もともと月30時間程度の残業は発生していました。
しかしTODOリスト管理で業務効率があがり担当業務が増えてしまったために、残業時間は毎月80時間は必ず超えてしまうようになり、もっとも危ない月では残業145時間を記録。

これだけ業務に追われてしまうと、自身のスキルアップのための時間をとることもできず、抜擢されたプロジェクトでも大した成果を見せることができないままに。


もちろんTODOリスト管理をする前に比べると、ミスは減り、担当業務は増え、社内でのステータスもあがってはいました。

が、このままの仕事を続けていても
「自分が目指すマーケターにはなれない」ということも事実でした。

残業しづらい会社で気付いた、TODOリストの悪影響

その後、転職した会社では「管理職が率先して定時退社をする」環境だったため、どうも残業しづらい会社でした。

そこでTODOリストを使うことをやめて、カンバン方式のタスク管理を採用してみました。

結果、残業はほぼなくなりました。もちろん、ヌケモレによるミスは発生させることなく。
さらに残業しない生活では、通勤中や自宅の時間でも体力余っています。ですのでスキルアップの勉強や、セミナー・イベントに参加することもできるように。

もっとも大きな成果は、TODOリストでは管理することが難しかった第二領域の仕事(重要であるが緊急ではない)に取り組む時間が圧倒的に増え、事業拡大に貢献できたことです。

100%外注だったWEB制作やWEBマーケティングをすべて内製化し、コストダウンと業績アップを両方達成できたことは個人的にもっともエキサイティングな取り組みでした。

現在、iCAREでの働き方でも残業しないと仕事が終わらない、なんてことは一切なく。

やらなければいけない仕事はたっぷりありますが、TODOリストを使わなくてもミスなくプロジェクトを進行していますし、事業拡大にも貢献できています。(できてるはず!)

さて、、、一体なぜ私にとってのTODOリストはうまく機能しなかったのでしょうか。
なぜ残業が増えたり事業貢献できない事態に陥ってしまったのでしょうか。

すこし考察を深めていきましょう。

第二章: 重要な仕事に、TODOリストは不要である

仕事の優先度を決めるために緊急度と重要度のマトリクスを使ったこと、あると思います。

note.mu

そして、成果の高い仕事を進めるためには重要であるが緊急ではない仕事にいかにリソース(人・時間・金)を振り分けられるかが鍵であることも、よくご存知かと思います。

そこで、この重要度x緊急度のマトリクス表の中に、私がタスク管理として使っていた3つのツールの使い分けを記載してみました。

f:id:icareofficial:20190217200031p:plain

TODOリストとカレンダーは分かるかと思います。
PC画面とは作業中であると捉えてください。

例えば、重要であり緊急でもあるタスクは何においても取りかかるために、TODOリストやカレンダーに記載する過程をすっ飛ばしていきなり作業に取り掛かっています。

この図から分かる通り、自身のスキルアップのためだったり、事業拡大につながるような重要な仕事をする上でTODOリストは役に立っていないことが分かります。

あえてTODOリストの悪影響をあげておく

そう言っても、TODOリストには十分なメリットがあります。

しかし、物事には何であれ裏表があるようにTODOリストにも悪影響が存在していました。

  • メリット1: タスクが効率よく消化される
    • TODOリストが常に気になってしまい、3分に1回は確認しないと気が済まなくなった
    • 十分なスピードでタスク消化できちゃうので、根本的にやり方を改善する機会が訪れない
    • できる自分に酔いしれてしまい、仕事を抱え込んでキャパオーバーになってしまう
  • メリット2: オフィスで集中できる時間が増える
    • 集中しすぎて周囲のことを気にしなさすぎて、コミュニケーションが減ってしまう
    • オフィスで疲れ切ってしまうために、通勤中や自宅では勉強できず寝てばかりになる
  • メリット3: PDCAを高速で回せる
    • 当初の計画にとらわれて過ぎてしまい、状況の変化に対応できなくなる
    • 成功例をなぞる前例主義になってしまい、徐々に成果が現れなくなる

以上はあくまで、私がTODOリストを使うと起こってしまった悪影響です。

冷静に振り返れば、本当にTODOリストが原因であったのか疑わしいものもありますし、何かしらの解決策がありそうにも見えます。

しかし、私自身の仕事の進め方においてはTODOリストとの相性が悪かったのも事実なのです。

第三章: 今はどうやってタスク管理しているのか

最後に、現在ではどうやってタスク管理を進めているかを紹介しておきます。

まず私の業務は大きく分けて2つあります。

ひとつ目はWEBサイトのグロースハック
こちらは3人チームで制作業務を中心に進めていることから、アジャイル開発を参考にカンバン方式でプロジェクト管理をしています。

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ふたつ目はリード獲得施策の立案と実行
こちらはSales&Marketingチーム全体(8人)が関わっていくことが多く、どちらかと言えばデータドリブンな営業管理が求められています。

そのため、4DXのフレームワークを参考に以下の3つを実行しています。

1. 先行指標を使った成果計測
2. 週次定例による行動管理
3. OKRに基づいた目的ドリブン

「7つの習慣」×「実行の4つの規律」=確実な成果 実行する技術 4DX もう計画倒れしたくない個人のための目標達成メソッド

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さて、そろそろ長くなってきました。このあたりで終わりにしておきましょう。
最後にお伝えした『カンバン方式』と『4DX』を使った仕事の進め方についてはまたいつかのブログでお話したいと思います。


それでは。