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「伝わらない」ストレスを解消するコミュニケーションのコツとは

 

お早うございます、片岡です。

早いものでもう6月ですね!!

先日、Yahoo!アカデミアで学長を務められている伊藤羊一さんが出版された「1分で話せ」をテーマに朝活イベントがあると聞きつけて、参加してきました。

 

asa-shibu.tokyo

 

朝7:00〜のイベントにもかかわらずすごい人数、すごい熱気!!

渋谷でこんなイベントが定期的に開催されてるということを知りませんでした。

会場は、なんと前オフィスがあった懐かしの「新大宗ビル」ではないですか。

いろいろとご縁を感じるイベントになりました。

 

職場のコミュニケーションとストレス

ビジネスに身をおいていて感じるのは、「職場でのコミュニケーション」とストレスってとても関係性が高いなということです。

話しても話しても自分の考えや想いが伝わらないとき、本当に切ない気持ちになりますよね…

「話せばわかる」と言った犬養毅が、「問答無用」と将校に撃たれたように、言葉を尽くせば本当に自分の想いは伝わるのか?と疑心暗鬼になることも少なくありません。

それだけ、コミュニケーションというものは正解がなく、日々精進と鍛錬を繰り返していく生涯のテーマなんだと思います。

 

なぜ、難しいテーマなのか。

それは、コミュニケーションには「相手」があるからです。

 

イベントの中でも、

 

コミュニケーションは聞き手が決める

 

というお話が冒頭あり、コミュニケーションの目的は相手に「行動してもらうこと」だと強調されていました。

日常振り返ってみると、自らが「伝える」ことに満足してしまい、「言った」ことで自身の役割を終えてしまっているケースは少なくありません。

コミュニケーションの本質とは「相手を動かす」ことであり、その目的が果たせていなければ、そのコミュニケーションには課題があったということなんだと思います。

 

職場でありがちな「興味・関心」のズレ

20代のころ、上司とのコミュニケーションで壁にぶつかったことがありました。

当時の私は新卒採用の仕事をしていて、直属の先輩から「リクルーター用の控室を契約する決裁をとってほしい」と頼まれました。

その会社では、リクルーターと呼ばれる社員が採用活動に協力してくれていて、業務外での採用活動を支援するために、面接や作業ができる会社とは別の控室を採用期間中だけ契約して借りていました。僕は、毎年契約している案件だし、正直この依頼は余裕だなと高をくくっていました。

 

物件を選定し、見積もりをとり、決裁を作成して決裁者である部長に説明に行ったときのことです。僕は、物件候補を複数抽出し、経済性、駅からのアクセス、その他条件を詳細に説明した上で、今年はここに決めたいので承認してほしいと伝えました。話を終えると、部長は開口一番こういいいました。

 

部長「えっと… 全体像が見えないんだけど。」

私「ですから、物件候補は全部でこれで、今回はこちらで契約がいいと思うのですが…」

部長「そうじゃなくて、今キミは何の話をしてるの?」

 

私は、毎年当たり前のように採用活動していて、契約しているこの決裁の前提にまさか疑問を持たれることを想定しておらず、一瞬この上司は本当に現場のことを全然知らない無能な上司なんじゃないかと正直思いました(笑)

※若気の至りで大変お恥ずかしい…

 

結局、この決裁をとるために、3回も部長説明の時間をもらうことになり、最後は渋々サインをもらうことができました。

※こんな少額の決裁にこんな時間かけてるから大企業の生産性が…とかいう議論はここではおいておきます(笑)

 

当初、余裕だと思っていた仕事にこんなに手こずったのは、私がコミュニケーションの基本を怠っていたからです。

イベントの中で、伊藤さんはこのようにお話されています。

 

人を動かすには、まず聞き手が誰なのかを考えなくてはいけません。皆さんの中には、”相手によって言葉変えるなんておかしくない?”と思う方いらっしゃると思いますが、皆さん日頃から普通にやっているわけです。小さなお子さんには、子供言葉で接しますよね?それも相手によって言葉遣いを変えているんです。それを、大人にもやりましょうというだけのことです。

 

大事なのは”迷子にさせない”ということです。何を言っているかわからなくなると、意識がぷら〜とどこかにいってしまいます。それをさせない状況を作っていく必要があります。

 

当時の私の説明は、完全に上司を「迷子」にさせてしまっていたのです。

上司は、私の案件以外にもたくさんの情報に触れています。所掌も採用だけではなく、人事、育成、評価、労務など様々なことに思考をめぐらせています。部長の立場にたって考えれば、「リクルーター用の控室契約」というのは採用活動のたった一つのパーツにすぎません。

※もちろん、その案件が動かなければ採用活動に支障がでるため、必要な案件ではあるのですが…

 

一方、当時の私の立場では「リクルーター用の控室契約」は託された至上命題であり、そのミッションを達成することが目的になっていたのです。

先程の会話では、この”目線のズレ”がコミュニケーションの迷子を誘発したのです。

その部長が求めていた情報は、採用活動の「全体像」であり、今説明している内容(リクルーター用の控室契約)が採用活動のどの部分に該当し、この決裁後どのようなスケジュール感で、採用がどんな風に進行していくのか?という情報が知りたかったです。

 

このことに気付かされた私は、次の案件で決裁に入る際、先輩と相談して採用活動の全体像と今後の決裁スケジュールをまとめました。そして、決裁の案件詳細に入る前、

「採用活動の全体像はこのようになっていて、総額予算は◎円、必要な決裁本数はこれだけあります。すでに4件のご説明を完了しており、ここまで進捗しています。本日はこの採用説明会の委託業者選定についてご説明します。」

と前置きして詳細の説明に入ったことで、その決裁はすんなりとサインしてもらうことができました。

上司を迷子にさせることなく、相手に行動してもらうことができたのです。

 

当時、「自分の2つ上の(職位の)目線で仕事をしろ」とよく言われていましたが、それは言い換えると相手の目線を意識し、迷子にさせないことがコミュニケーションでは重要だということなんだと思います。

今は、当時と逆の立場になり、そのときの上司の気持ちを痛切に感じる機会も増え、当時の上司に申し訳ないなあと当時の自分の未熟さを懐かしく振り返ります。

 

ビジネスの現場において、結局のところ立場変われどコミュニケーションは常に「相手」のあるやっかいで避けられない工程です。

双方の歩み寄りで、ストレスのないコミュニケーションができるよう、日々精進を重ねていかなければならないなと感じる毎日です。

みなさんもストレスの少ないコミュニケーションを心がけてみましょう!!

 

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【最後に】

コミュニケーションにお悩みの方は、「1分で話せ」はぜひおすすめの1冊です。

※Amazonのビジネス・経済 の 売れ筋ランキングでも最近常にトップ3!!

さっと読めてしまうので、ぜひ週末のひとときにでも読んでみてはいかがでしょうか。

https://www.amazon.co.jp/1分で話せ-世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術-伊藤-羊一/dp/4797395230/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1527726413&sr=8-1&keywords=1分で話せ